Platforma docuRob® Co robimy dla działu IT
Wprowadzenie: Cyfrowy Chaos jako Wyzwanie dla IT
Współczesne organizacje stają przed paradoksem: zapotrzebowanie na cyfryzację i automatyzację rośnie w tempie wykładniczym, podczas gdy zasoby działów IT pozostają ograniczone. Prowadzi to do powstawania zjawiska "Shadow IT" – działy biznesowe, sfrustrowane długim czasem oczekiwania na rozwiązania, tworzą własne, niekontrolowane procesy oparte na arkuszach kalkulacyjnych, skrzynkach mailowych i niesankcjonowanych aplikacjach SaaS.
Dla działu IT, ten cyfrowy chaos oznacza:
- Utratę kontroli: Brak wglądu w kluczowe procesy biznesowe i przepływ danych.
- Ryzyko bezpieczeństwa: Wrażliwe dane przetwarzane w niezabezpieczonych narzędziach.
- Problemy z integracją: Rozproszone "wyspy" danych, które nie komunikują się ze sobą.
- Wysokie koszty ukryte: Utrzymanie i wsparcie dla nieudokumentowanych, prowizorycznych rozwiązań.
Rola IT ewoluuje. Nie jesteście już tylko dostawcami infrastruktury, ale strategicznymi partnerami w cyfrowej transformacji. Potrzebujecie narzędzi, które pozwolą Wam sprostać oczekiwaniom biznesu, jednocześnie zachowując pełną kontrolę, bezpieczeństwo i zgodność z architekturą korporacyjną.
docuRob® został zaprojektowany jako odpowiedź na te wyzwania. To platforma, która pozwala IT odzyskać kontrolę, standaryzować procesy i dostarczać wartość biznesową szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, bez kompromisów w kwestii bezpieczeństwa i skalowalności.
Czym jest docuRob®? Perspektywa Techniczna
Z perspektywy biznesowej, docuRob® to platforma no-code/low-code do automatyzacji procesów. Z perspektywy IT, definicja ta jest znacznie głębsza.
docuRob® to ustrukturyzowane, zarządzane centralnie środowisko do modelowania, wykonywania i monitorowania cyfrowych przepływów pracy (workflow).
To nie jest kolejne "czarne pudełko", które generuje niezarządzalny kod. To kompletna platforma, która dostarcza gotowe, solidne fundamenty, na których można budować niezawodne aplikacje procesowe.
Filozofia docuRob®: Kontrolowane Upodmiotowienie Biznesu
Nasza filozofia opiera się na idei, że dział IT powinien tworzyć rozwiązania informatyczne, a biznes powinien móc swobodnie poruszać się w ich obrębie.
- IT definiuje architekturę: Wy decydujecie o modelu wdrożenia (On-Premise, Chmura publiczna), politykach bezpieczeństwa, standardach integracji i dostępnych zasobach.
- IT zarządza dostępem: Tworzycie role, nadajecie uprawnienia i decydujecie, kto może tworzyć, modyfikować i uruchamiać procesy.
- IT dostarcza "klocki": Konfigurujecie integracje z kluczowymi systemami (ERP, CRM, Active Directory), udostępniając je jako gotowe do użycia akcje w kreatorze workflow.
- Biznes buduje procesy: Analitycy biznesowi lub zaawansowani użytkownicy (power- users), działając w bezpiecznych, zdefiniowanych przez IT ramach, mogą samodzielnie modelować logikę procesów, odciążając programistów od prostych, powtarzalnych zadań.
Rezultat: IT przechodzi od roli "wąskiego gardła" do roli facylitatora innowacji, zachowując przy tym pełen nadzór nad całym ekosystemem.
Moduły ontologii procesów i ontologii formularzy umożliwiają modelowanie semantycznych zasobów systemu. Moduł ontologii procesów zbiera wszystkie istotne cechy i zasoby procesów pracy, takie jak pracownicy, zakresy ich wiedzy oraz obsługiwane procesy i ich zadania. Moduł ontologii formularzy utrzymuje centralny rejestr wszystkich elementów danych dostępnych i wykorzystywanych przez procesy w ramach całej organizacji.
Zarządzanie strukturą ontologii platformy docuRob® zautomatyzowano w oparciu o model sieci semantycznej (TopicMaps), której notacja stanowi międzynarodowy standard ISO/IEC 13250.
Architektura docuRob®: Fundamenty Twoich Procesów
docuRob® został zbudowany z myślą o stabilności, skalowalności i łatwości zarządzania. Jego modułowa architektura pozwala na elastyczne dopasowanie do istniejącej infrastruktury i polityk IT.
Przegląd Kluczowych Komponentów
Platforma składa się z kilku fundamentalnych, współpracujących ze sobą modułów:
- Silnik Workflow (Workflow Engine): Rdzeń systemu odpowiedzialny za interpretację definicji procesu i zarządzanie jego instancjami w czasie rzeczywistym.
- Projektant Formularzy (Forms Designer): Narzędzie do wizualnego tworzenia interfejsów użytkownika służących do wprowadzania i prezentacji danych w procesie.
- Baza Danych (Database): Przechowuje definicje procesów, dane z formularzy, historię wykonania (audyt) oraz konfigurację systemu. Platforma jest elastyczna pod względem wyboru silnika bazy danych.
- Warstwa API (API Layer): Zestaw punktów końcowych REST API, które umożliwiają programistyczną interakcję z każdym obszarem funkcjonalnym platformy.
- Moduł Integracji (Integration Module): Zapewnia komunikację z systemami zewnętrznymi poprzez REST, SOAP, bazy danych i inne protokoły.
- Interfejs Użytkownika (UI / Cockpit): Webowa aplikacja, która dostarcza graficzne interfejsy dla użytkowników końcowych, projektantów procesów i administratorów systemu.
Model Wdrożenia: On-Premise dla Pełnej Kontroli
W przeciwieństwie do wielu platform SaaS, docuRob® oferuje również model wdrożenia On-Premise. Oznacza to, że cała platforma jest instalowana i uruchamiana na Twojej własnej infrastrukturze (fizycznej lub w prywatnej chmurze).
Korzyści dla IT:
- Suwerenność danych: Wszystkie dane procesowe i konfiguracyjne pozostają wewnątrz Twojej sieci. Masz 100% pewności, gdzie są przechowywane i przetwarzane.
- Kontrola nad bezpieczeństwem: Możesz zintegrować docuRob® z istniejącymi systemami monitoringu, politykami bezpieczeństwa, firewallami i systemami uwierzytelniania (np. Active Directory via LDAP/SAML).
- Zarządzanie wydajnością: Samodzielnie decydujesz o alokacji zasobów (CPU, RAM, storage), skalując środowisko w zależności od obciążenia.
Silnik Workflow: Serce Systemu
Sercem docuRob® jest potężny i elastyczny silnik do zarządzania przepływami pracy. Pozwala on na zamodelowanie nawet najbardziej złożonych procesów biznesowych w sposób graficzny i intuicyjny, a następnie zapewnia ich niezawodne wykonanie. Notacja modelowania procesów jest oparta o standard BPMN 2.02.
Logika workflow w docuRob® opiera się na sprawdzonym i zrozumiałym dla technicznych użytkowników modelu stanów. Każdy proces to zbiór zdefiniowanych stanów i przejść między nimi.
Zadania (Tasks)
Zadanie reprezentuje określony stan w procesie, w którym dokument aktualnie się znajduje. Przykłady zadań:
- Nowe zgłoszenie
- Akceptacja przełożonego
- Weryfikacja w dziale księgowości
- Zatwierdzenie
- Odrzucenie
W każdym zadaniu można precyzyjnie zdefiniować:
- Kto ma dostęp: Jakie role lub konkretni użytkownicy mogą widzieć i edytować dokument w tym stanie.
- Jakie pola są widoczne/edytowalne: Możliwość dynamicznego dostosowania formularza w zależności od etapu procesu.
- Dostępne akcje: Jakie przejścia (np. przyciski "Akceptuj", "Odrzuć") są dostępne dla użytkownika.
Przepływy (Flows)
Przepływ to akcja, która przenosi dokument z jednego zadania (stanu) do drugiego. Przepływy są inicjowane przez użytkownika (np. kliknięcie przycisku) lub automatycznie przez system.
Każdy przepływ to znacznie więcej niż tylko zmiana stanu. To moment, w którym można zdefiniować bogatą logikę biznesową.
Logika Warunkowa i Automatyczne Akcje
To właśnie tutaj drzemie prawdziwa moc automatyzacji, która pozwala odciążyć zarówno użytkowników, jak i dział IT.
1. Warunki (Conditions):
Możesz zdefiniować reguły, które muszą być spełnione, aby przejście mogło zostać wykonane. Warunki mogą bazować na:
- Danych z formularza: Np. JEŻELI kwota_faktury > 5000.
- Roli użytkownika: Np. JEŻELI aktualny_użytkownik należy do grupy "Dyrektorzy".
- Danych z systemów zewnętrznych: Np. JEŻELI status_klienta_w_CRM = "VIP".
Dzięki warunkom można budować dynamiczne ścieżki procesu. Na przykład, faktura poniżej 5000 zł trafia bezpośrednio do księgowości, a powyżej tej kwoty wymaga dodatkowej akceptacji dyrektora.
2. Akcje (Actions):
Po pomyślnym wykonaniu przejścia (i spełnieniu warunków), system może automatycznie wykonać serię zdefiniowanych akcji. Jest to kluczowy element integracji i automatyzacji. Przykładowe akcje:
- Wyślij e-mail: Powiadomienie użytkownika lub grupy o nowym zadaniu.
- Zmień wartość pola: Np. automatycznie ustaw status na "Zaakceptowany".
- Przypisz zadanie: Dynamicznie przypisz dokument do konkretnej osoby (np. przełożonego osoby inicjującej proces).
- Wywołaj zewnętrzne API (REST/SOAP): Najważniejsza akcja z perspektywy IT. Pozwala na wysłanie danych do systemu ERP, zaktualizowanie statusu w CRM, zapisanie dokumentu w repozytorium (np. EZD RP, SharePoint) czy uruchomienie skryptu na serwerze.
- Wygeneruj dokument PDF: Stworzenie podsumowania, protokołu lub oficjalnego pisma na podstawie danych z formularza i zdefiniowanego szablonu.
Dzięki takiemu podejściu, dział IT może przygotować zestaw predefiniowanych, bezpiecznych akcji (np. "Zapisz w ERP"), a analitycy biznesowi mogą z nich korzystać, budując logikę procesu bez konieczności pisania kodu.
Przykład docuRob®: Proces pracy grupowej.
Problem: Stworzenie wzorca projektowego (ang. design pattern), który może być łatwo adaptowany do wspierania pracy dowolnych grup zadaniowych, stałych lub tworzonych ad hoc, w ramach instytucji.
**
**
Model
W dolnym lewym roku przedstawiono role użytkowników realizujących zadania w procedurze wydawniczej. Iteracyjny model procesu odwzorowuje procedurę przebiegającą w trzech przebiegach obejmujących kolejno: (1) Opracowanie dokumentu, Recenzję, (2) Opracowanie korekty dokumentu, Redakcję publikacji oraz (3) Opracowanie i Akceptację publikacji.
Uczestnicy zgodnie ze swoimi uprawnieniami mają dostęp do formularza procesu wykorzystanego jako graficzny interfejs użytkownika.
Model obejmuje również możliwość skorzystania z automatycznej analizy i korekty tekstu dokumentu wykonanej przez LLM (ang. Large Language Model).
Projektant Formularzy: Inteligentne Zbieranie Danych
Każdy proces biznesowy opiera się na danych. Narzędzie projektanta formularzy w docuRob® pozwala na szybkie i elastyczne tworzenie interfejsów do ich zbierania, walidacji i prezentacji. Zapomnij o tworzeniu żmudnych formularzy w HTML/JavaScript – tutaj budujesz je za pomocą metody "przeciągnij i upuść", jednocześnie zachowując zaawansowane możliwości kontroli.
Zaawansowane Typy Pól i Walidacja
Platforma oferuje bogatą bibliotekę gotowych typów pól, które w pełni pokrywają potrzeby biznesowe:
- Pola tekstowe (jedna i wiele linii)
- Pola numeryczne (całkowite, dziesiętne)
- Daty, godziny, daty z czasem
- Pola wyboru (checkbox, radio button)
- Rozwijane listy wyboru
- Pola do załączania plików (z ograniczeniem typu i rozmiaru)
- Pola słownikowe (pobierające dane z różnych źródeł, np. lista kontrahentów z ERP)
Dla każdego pola można zdefiniować reguły walidacji po stronie serwera, co gwarantuje spójność i poprawność danych, niezależnie od interfejsu. Przykłady walidacji:
- Pole wymagane
- Minimalna/maksymalna długość tekstu
- Zakres wartości liczbowych
- Format (np. NIP, REGON, adres e-mail) za pomocą wyrażeń regularnych (RegEx)
Dynamiczne Zachowanie Formularzy
Formularze w docuRob® nie są statyczne. Ich wygląd i zachowanie mogą dynamicznie zmieniać się w zależności od kontekstu:
- Widoczność warunkowa: Możliwość ukrywania lub pokazywania pól w zależności od wartości innych pól (np. pokaż pole "Uzasadnienie", jeśli wybrano opcję "Odrzuć").
- Pola tylko do odczytu: Kontrola nad tym, które dane mogą być edytowane na danym etapie procesu. Na przykład, po złożeniu wniosku jego kluczowe dane stają się nieedytowalne dla wnioskodawcy.
- Wartości domyślne: Automatyczne uzupełnianie pól na podstawie danych zalogowanego użytkownika, aktualnej daty czy wyników zapytań do zewnętrznych systemów.
Ta elastyczność pozwala budować przejrzyste i przyjazne dla użytkownika interfejsy, które prowadzą go "za rękę" przez cały proces.
Widok fragmentu formularza procesu pracy grupowej, który po jego zakończeniu pozostaję w repozytorium wykonanych procesów. W tym przypadku formularz wynikowy procesu pracy grupowej jest przeniesiony do systemu EZD RP i zapisany w jego repozytorium dokumentów w ramach struktury obsługiwanego Obiegu przez zakładkę Do obsłużenia.
W przypadku wykorzystania procesu docuRob® do obsługi wybranych Spraw wszystkie dokumenty wyprodukowane w ramach zadań procesu są na bieżąco umieszczane w aktach Sprawy przechowywanych w repozytorium systemu EZD RP.
Kokpit Administratora: Centrum Dowodzenia IT
docuRob® dostarcza dedykowany interfejs administracyjny, który jest centrum dowodzenia dla działu IT. Z tego miejsca możecie zarządzać każdym procesem pracy platformy, monitorować jej działanie i zapewniać zgodność z wewnętrznymi politykami.
Zrzut ekranu kokpitu administratora może być również udostępniany innym uprawnionym użytkownikom, jak na przykład użytkownik występujący w roli właściciela procesu.
Wyskakujące menu kontekstowe procesu umieszczone z prawej strony ekranu wskazuje na elementy konfiguracji procesu, które mogą być monitorowane lub wręcz modyfikowane w przypadku wystąpienia konieczności obsługi błędu czy awarii systemu.
Zarządzanie Procesami, Użytkownikami i Uprawnieniami
Kokpit administratora umożliwia pełną kontrolę nad cyklem życia aplikacji procesowych i dostępem do nich:
- Zarządzanie Definicjami Procesów: Importowanie, eksportowanie, aktywowanie i wersjonowanie definicji workflow. Możliwość szybkiego wdrażania nowych wersji procesów lub wycofywania zmian.
- Zarządzanie Użytkownikami: Tworzenie kont użytkowników, zarządzanie ich danymi oraz integracja z zewnętrznymi dostawcami tożsamości, takimi jak Active Directory (przez LDAP) lub systemy SSO (przez SAML/OAuth).
- Zarządzanie Rolami i Uprawnieniami (ACL): Definiowanie ról biznesowych (np. "Księgowy", "Manager", "Pracownik HR") i przypisywanie im szczegółowych uprawnień. Model uprawnień jest granularny i pozwala kontrolować dostęp na poziomie:
- Całego procesu (kto może go uruchomić)
- Konkretnego kroku w procesie (kto może wykonać zadanie)
- Konkretnej akcji/przejścia (kto może kliknąć przycisk "Akceptuj")
- Dostępu do funkcji administracyjnych.
Monitoring i Audyt
Utrzymanie stabilności i bezpieczeństwa wymaga stałego monitoringu. docuRob® dostarcza narzędzi, które to ułatwiają:
- Monitoring Instancji Procesów: Wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie aktywne procesy. Możliwość wyszukiwania konkretnych dokumentów, sprawdzania ich statusu i historii. W razie problemów, administrator może manualnie interweniować, np. zmieniając stan procesu lub przypisując zadanie do innej osoby.
- Logi Systemowe i Audytowe: Dostęp do szczegółowych logów technicznych (przydatnych w diagnostyce) oraz kompletnej ścieżki audytowej dla każdego dokumentu. Ścieżka audytowa rejestruje kto, kiedy i co zrobił z dokumentem, co jest kluczowe dla zgodności (compliance) i analizy powłamaniowej.
Dla każdego zadania dostępna jest informacja dotycząca jego wykonania. Dane są prezentowane w ramach okna pop up i wskazują między innymi wykonawcę zadania oraz stemple czasowe poszczególnych kluczowych momentów jego wykonania.
Potęga Integracji: docuRob® jako Hub Twojego Ekosystemu
Żaden proces biznesowy nie istnieje w próżni. Jego prawdziwa wartość ujawnia się, gdy jest on w stanie bezproblemowo komunikować się z innymi systemami w firmie. docuRob® został zaprojektowany jako centralny hub, który koordynuje przepływ informacji pomiędzy różnymi aplikacjami.
Zamiast budować dziesiątki kruchych połączeń punkt-punkt między systemami, możesz użyć docuRob® jako warstwy pośredniczącej, która standaryzuje i zarządza tą komunikacją.
Komunikacja z Systemami Zewnętrznymi
docuRob® może zarówno pobierać dane z innych systemów, jak i wysyłać dane do nich w różnych momentach cyklu życia procesu.
Pobieranie danych (scenariusze):
- Uzupełnianie pól formularza: Podczas tworzenia nowego wniosku o zakup, pole "Dział" może być automatycznie uzupełnione na podstawie danych z Active Directory.
- Walidacja danych: Po wprowadzeniu NIP-u kontrahenta, docuRob® może w tle odpytać API systemu ERP, aby sprawdzić, czy taki kontrahent istnieje w bazie.
- Zasilanie list wyboru: Lista rozwijana z centrami kosztowymi (MPK) może być dynamicznie zasilana danymi bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego.
Wysyłanie danych (scenariusze):
- Rejestracja danych w systemie docelowym: Po ostatecznej akceptacji faktury, docuRob® może automatycznie założyć zobowiązanie w systemie ERP za pomocą jego API.
- Archiwizacja dokumentów: Po zakończeniu procesu onboardingu, wygenerowany i podpisany cyfrowo protokół może być automatycznie zapisany w dedykowanym folderze w SharePoint, w Obiegu lub Aktach sprawy EZD RP lub innym systemie DMS.
- Synchronizacja statusów: Po zatwierdzeniu wniosku urlopowego, informacja ta może zostać wysłana do systemu kadrowo-płacowego.
Wbudowane Konektory i Uniwersalne Podejście
Platforma wspiera komunikację z systemami zewnętrznymi głównie poprzez uniwersalne, powszechnie stosowane w świecie IT standardy: REST API oraz Webhooks. To podejście gwarantuje maksymalną elastyczność i możliwość integracji z praktycznie każdym nowoczesnym systemem.
Kod wywołania konektora usług REST systemu docRob® wraz z opisem parametrów stanowią fragment definicji czynności automatycznej podprocesu zapisującego wynikowe dokumenty w repozytorium EZD RP. Poniżej przedstawiono również fragment pamięci procesu wykorzystywanej przez konektor.
REST API i Webhooks: Dwukierunkowa Komunikacja
Elastyczność integracyjna docuRob® opiera się na dwóch filarach, które każdy specjalista IT doskonale zna i ceni: REST API i Webhooks. Pozwalają one na niezawodną i ustandaryzowaną komunikację w obie strony.
Wywoływanie Zewnętrznych API z Poziomu Workflow (docuRob® jako Klient)
Istotną akcją dostępną w kreatorze przejść jest "Wywołaj zewnętrzne API". Umożliwia ona skonfigurowanie i wykonanie zapytania HTTP/HTTPS do dowolnego punktu końcowego REST.
Pełna kontrola nad zapytaniem:
- Metoda HTTP: GET, POST, PUT, PATCH, DELETE.
- Adres URL: Możliwość wstawiania dynamicznych wartości z formularza do adresu (np. https://api.erp.com/clients/{id_klienta}).
- Nagłówki (Headers): Definiowanie niestandardowych nagłówków, w tym kluczy autoryzacyjnych (Authorization: Bearer ..., X-API-Key: ...). Wrażliwe dane, takie jak klucze API, są przechowywane w bezpiecznym magazynie.
- Ciało zapytania (Body): Konstruowanie zawartości w formacie JSON, z możliwością dynamicznego wstawiania danych z pól formularza docuRob®.
- Obsługa odpowiedzi: Możliwość przechwycenia odpowiedzi z API (np. kodu statusu lub danych z ciała odpowiedzi) i zapisania jej w polach formularza w celu wykorzystania w dalszych krokach procesu.
Na przykład, w procesie akceptacji zamówienia, po akceptacji dyrektora, docuRob® wysyła zapytanie POST do https://api.erp.com/purchase_orders z danymi zamówienia. W odpowiedzi ERP zwraca nowo utworzony numer zamówienia, który docuRob® zapisuje z powrotem w formularzu.
Webhooki: Reagowanie na Zdarzenia w Czasie Rzeczywistym (docuRob® jako Serwer)
Komunikacja to nie tylko wysyłanie zapytań, ale także ich odbieranie. docuRob® może nasłuchiwać na przychodzące powiadomienia (webhooki) z systemów zewnętrznych, co pozwala na inicjowanie i sterowanie procesami z zewnątrz.
Jak to działa?
- W docuRob® konfigurujesz specjalny punkt końcowy (URL), który będzie nasłuchiwał na przychodzące zapytania POST.
- W systemie zewnętrznym (np. CRM, system do e-commerce, platforma do płatności) konfigurujesz webhooka, który będzie wysyłał powiadomienie na ten URL w momencie wystąpienia określonego zdarzenia (np. "Nowy lead w CRM", "Złożono nowe zamówienie w sklepie", "Otrzymano płatność").
- Gdy docuRob® otrzyma powiadomienie, może automatycznie:
- Uruchomić nową instancję procesu: Np. otrzymanie powiadomienia o nowym zamówieniu w sklepie internetowym automatycznie uruchamia proces "Realizacja zamówienia" w docuRob®.
- Wykonać akcję w istniejącym procesie: Np. powiadomienie z systemu płatności o zaksięgowaniu wpłaty za fakturę może automatycznie przesunąć odpowiedni dokument w docuRob® do zadania "Zapłacona".
To potężny mechanizm, który pozwala na budowanie w pełni zautomatyzowanych, sterowanych zdarzeniami (event-driven) architektur.
Bezpieczeństwo Webhooków:
Aby zapewnić, że tylko autoryzowane systemy mogą komunikować się z docuRob®, webhooki można zabezpieczyć za pomocą:
- Tokenów uwierzytelniających: Sprawdzanie specjalnego klucza w nagłówku zapytania.
- Weryfikacji sygnatury: Sprawdzanie, czy zawartość nie została zmodyfikowana w trakcie przesyłania (mechanizm znany np. z webhooków GitHuba czy Stripe).
Dzięki obsłudze zarówno wychodzących zapytań REST, jak i przychodzących webhooków, docuRob® staje się prawdziwym, dwukierunkowym centrum zarządzania dla procesów w Twojej organizacji.
API docuRob: Pełna Kontrola Programistyczna
Platformy low-code często kojarzą się z zamkniętym środowiskiem i brakiem możliwości głębszej ingerencji. docuRob® łamie ten stereotyp, oferując kompletne, dobrze udokumentowane REST API, które wystawia na zewnątrz niemal całą funkcjonalność platformy.
To API nie służy tylko do integracji w ramach workflow. Jest to narzędzie, które daje działowi IT pełną programistyczną kontrolę nad platformą docuRob®.
Fragment dokumentacji API docuRob®, pokazujący przykładowe wybrane endpointy do zarządzania procesami:
Wszystkie moduły platformy docuRob® zostały wyposażone w odpowiednie API pozwalające na implementację oprogramowania front-end równoważnego funkcjonalnie z graficznym interfejsem udostępnianego użytkownikom systemu.
Automatyzacja Zarządzania Platformą (Infrastructure as Code)
Dzięki API możesz zautomatyzować zadania administracyjne i włączyć zarządzanie docuRob® w swoje istniejące procesy CI/CD i skrypty DevOps.
Przykładowe możliwości:
- Programistyczne zarządzanie użytkownikami i rolami: Tworzenie skryptów, które synchronizują użytkowników i ich przypisanie do ról w docuRob® z centralnym systemem zarządzania tożsamością.
- Automatyczne wdrażanie definicji procesów: Zamiast ręcznego importu, możesz stworzyć pipeline, który po zatwierdzeniu zmian w repozytorium Git automatycznie wdraża nową wersję procesu w środowisku testowym, a następnie produkcyjnym.
- Masowe operacje na dokumentach: Pisanie skryptów do archiwizacji starych procesów, zmiany statusów czy migracji danych.
Tworzenie Niestandardowych Interfejsów i Logiki
Standardowy interfejs użytkownika docuRob® jest elastyczny, ale czasami istnieją specyficzne potrzeby, które wymagają stworzenia dedykowanego rozwiązania. API docuRob® pozwala na:
- Rozdzielenie logiki biznesowej komponentu od jego wizualnej reprezentacji (Headless UI): Możesz całkowicie zastąpić standardowy interfejs docuRob® własną aplikacją (np. napisaną w React, Angular, Vue), która w tle komunikuje się z silnikiem docuRob® przez API. Daje to nieograniczone możliwości w kwestii UX/UI.
- Osadzanie funkcjonalności docuRob® w innych aplikacjach: Możesz stworzyć widget lub fragment strony w swoim firmowym intranecie, który wyświetla listę zadań użytkownika z docuRob lub pozwala na szybkie uruchomienie nowego wniosku.
- Integracja z aplikacjami mobilnymi: Stworzenie natywnej aplikacji mobilnej dla pracowników terenowych, która pozwala im realizować zadania z docuRob® bezpośrednio na smartfonie.
Posiadanie tak rozbudowanego API jest kluczowym wyróżnikiem, który czyni z docuRob® platformę przyjazną deweloperom i działom IT, a nie tylko narzędzie dla analityków biznesowych.
Bezpieczeństwo i Governance: Priorytet dla IT
W świecie, w którym dane są najcenniejszym aktywem, a regulacje (takie jak RODO/GDPR) stają się coraz bardziej rygorystyczne, bezpieczeństwo nie jest opcją – jest absolutną koniecznością. Architektura docuRob® oraz jego funkcjonalności zostały zaprojektowane z myślą o zapewnieniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i kontroli.
Model Uprawnień Oparty na Rolach (ACL)
Fundamentem bezpieczeństwa w docuRob® jest granularny model kontroli dostępu oparty na listach kontroli dostępu (Access Control Lists). Zamiast nadawać uprawnienia pojedynczym użytkownikom, tworzysz role (np. "Pracownik", "Manager", "HR", "Księgowość", "Administrator IT"), a następnie precyzyjnie definiujesz, co każda z ról może robić.
Kontrola dostępu obejmuje każdy poziom platformy:
- Dostęp do procesów: Kto może inicjować dany typ procesu?
- Dostęp do zadań: Kto może zobaczyć i obsłużyć zadanie na konkretnym etapie? (Np. fakturę w kroku "Do akceptacji" widzi tylko przełożony i dział finansów).
- Dostęp do akcji: Kto ma prawo kliknąć przycisk "Zatwierdź", a kto tylko "Przekaż dalej"?
- Dostęp do pól formularza: Kto może widzieć, a kto edytować poszczególne pola? (Np. pole "Proponowana premia" widoczne jest tylko dla managera i HR).
- Dostęp do funkcji administracyjnych: Ścisłe rozdzielenie uprawnień administratora systemu od projektanta procesów.
Taki model zapewnia, że użytkownicy widzą tylko te dane i funkcje, które są im absolutnie niezbędne do wykonania pracy (zasada najmniejszych uprawnień).
Szyfrowanie Danych i Bezpieczna Komunikacja
- Szyfrowanie w tranzycie (In-Transit): Cała komunikacja z platformą docuRob® (zarówno przez interfejs użytkownika, jak i przez API) jest zabezpieczona za pomocą protokołu TLS (HTTPS), co chroni dane przed podsłuchem.
- Szyfrowanie w spoczynku (At-Rest): Wdrożenie On-Premise pozwala na zastosowanie własnych, korporacyjnych standardów szyfrowania na poziomie bazy danych i systemu plików, co zapewnia ochronę danych nawet w przypadku fizycznego dostępu do serwerów.
- Zarządzanie sekretami: Klucze API, hasła do baz danych i inne wrażliwe dane konfiguracyjne są przechowywane w sposób zaszyfrowany, a nie jako czysty tekst w plikach konfiguracyjnych.
Ścieżka Audytowa i Logowanie Zdarzeń
Zgodność z regulacjami i możliwość analizy incydentów bezpieczeństwa wymagają pełnej, niezaprzeczalnej historii operacji.
Pełna Ścieżka Audytowa (Audit Trail):
Dla każdej pojedynczej instancji procesu (każdego dokumentu) docuRob® utrzymuje szczegółową i niezmienną historię. Zapisywane są w niej informacje o:
- Każdej zmianie statusu (przepływy między zadaniami).
- Każdej modyfikacji danych w formularzu.
- Każdej wykonanej akcji automatycznej.
Każdy wpis w historii jest opatrzony znacznikiem czasu oraz identyfikatorem użytkownika (lub informacją, że akcja była wykonana przez system), który dokonał zmiany. Daje to pełną rozliczalność i możliwość odtworzenia przebiegu każdego procesu zadanie po zadaniu.
Logowanie Systemowe:
Oprócz audytu na poziomie biznesowym, docuRob® generuje szczegółowe logi systemowe, które są nieocenione dla działu IT w celach diagnostycznych i monitoringu bezpieczeństwa. Logi te mogą być łatwo zintegrowane z centralnymi systemami do zarządzania logami (np. ELK Stack, Splunk, Graylog), co pozwala na:
- Monitorowanie prób nieautoryzowanego dostępu.
- Analizę błędów w integracjach z systemami zewnętrznymi.
- Diagnostykę problemów wydajnościowych.
Połączenie modelu On-Premise, granularnych uprawnień, szyfrowania i kompletnego logowania sprawia, że docuRob jest platformą, której dział IT może w pełni zaufać, nawet w przypadku przetwarzania najbardziej wrażliwych danych.
Praktyczne Zastosowania: Scenariusze dla Inspiracji
Teoria jest ważna, ale prawdziwą wartość platformy widać na konkretnych przykładach. Poniżej przedstawiamy trzy typowe scenariusze biznesowe i pokazujemy, jak ich wdrożenie w docuRob® wygląda z perspektywy technicznej.
Scenariusz 1: Obieg i akceptacja faktur kosztowych
Problem: Ręczne przesyłanie skanów faktur mailem, brak kontroli nad procesem akceptacji, ryzyko opóźnień w płatnościach.
Rozwiązanie w docuRob® (perspektywa IT):
- Formularz: Stworzenie formularza z polami: Numer faktury, Data wystawienia, Kontrahent (pole słownikowe zaciągające dane z ERP), Kwota netto/brutto, Załącznik (skan faktury), Centrum kosztowe (MPK).
- Workflow:
- Zadanie "Nowa faktura": Pracownik księgowości rejestruje fakturę.
- Przejście "Przekaż do akceptacji": System automatycznie, na podstawie centrum kosztowego (MPK) i danych z AD, identyfikuje managera odpowiedzialnego za dany budżet i przypisuje mu zadanie.
- Zadanie "Do akceptacji Managera": Manager widzi fakturę i ma przyciski "Akceptuj" / "Odrzuć".
- Przejście warunkowe "Akceptuj":
- JEŻELI kwota < 10 000 PLN: Faktura trafia do kroku "Do zaksięgowania".
- JEŻELI kwota >= 10 000 PLN: Faktura trafia do dodatkowego kroku "Do akceptacji Dyrektora".
- Zadanie "Do zaksięgowania": Pracownik księgowości otrzymuje zadanie.
- Przejście "Zaksięguj": Po kliknięciu przycisku, docuRob wykonuje akcję "Wywołaj API", wysyłając POST do systemu ERP w celu automatycznego utworzenia zobowiązania.
- Integracja: Konfiguracja połączenia REST API z systemem ERP oraz połączenia LDAP z Active Directory.
Scenariusz 2: Onboarding nowego pracownika
Problem: Chaotyczny proces, w którym różne działy (HR, IT, Administracja) zapominają o swoich zadaniach, co prowadzi do frustracji nowego pracownika w pierwszych dniach pracy.
Rozwiązanie w docuRob® (perspektywa IT):
- Formularz: Stworzenie formularza przez HR z danymi pracownika: Imię, Nazwisko, Stanowisko, Dział, Wymagany sprzęt (checkboxy: Laptop, Telefon), Potrzebne dostępy (checkboxy: CRM, System Finansowy).
- Workflow (równoległy):
- Zadanie "Nowe zgłoszenie": HR wypełnia formularz.
- Przejście "Rozpocznij onboarding": To przejście uruchamia trzy równoległe ścieżki (zadania), które są przypisywane jednocześnie do różnych działów:
- Ścieżka IT: Tworzone jest zadanie dla działu IT z widocznymi tylko polami Imię, Nazwisko, Wymagany sprzęt, Potrzebne dostępy. IT po wykonaniu zadań (założenie kont, przygotowanie sprzętu) oznacza swoje zadanie jako ukończone.
- Ścieżka Administracji: Tworzone jest zadanie dla działu administracji (przygotowanie biurka, karty dostępowej) z widocznymi odpowiednimi polami.
- Ścieżka HR: Tworzone jest zadanie dla HR (przygotowanie umowy, dokumentów).
- Zadanie "Oczekiwanie na zakończenie": Proces czeka, aż wszystkie trzy równoległe zadania zostaną oznaczone jako ukończone.
- Przejście "Zakończ": Po otrzymaniu potwierdzenia ze wszystkich działów, proces automatycznie wysyła powitalnego e-maila do nowego pracownika i jego przełożonego z informacją, że wszystko jest gotowe.
- Integracja: Potencjalna integracja z systemem ticketowym IT (np. Jira/Redmine) w celu automatycznego tworzenia zgłoszeń.
Scenariusz 3: Zarządzanie zgłoszeniami do Service Desku
Problem: Zgłoszenia giną w skrzynkach mailowych, brak SLA, brak bazy wiedzy.
Rozwiązanie w docuRob® (perspektywa IT):
- Webhook: Skonfigurowanie w docuRob® punktu końcowego, który nasłuchuje na webhooki z firmowego systemu monitoringu (np. Zabbix, Nagios).
- Automatyzacja:
- Gdy system monitoringu wykryje awarię (np. "Serwer WWW nie odpowiada"), wysyła webhooka do docuRob®.
- DocuRob® automatycznie tworzy nową instancję procesu "Obsługa Incydentu", uzupełniając pola Tytuł, Opis, Priorytet na podstawie danych z webhooka.
- Proces automatycznie przypisuje zadanie do grupy "Administratorzy Systemów" (pierwsza linia wsparcia) i wysyła powiadomienie na dedykowany kanał na Slacku/Teams.
- Workflow: Proces prowadzi administratora przez kolejne etapy: Analiza, Rozwiązanie, Testowanie, Zamknięcie, jednocześnie mierząc czas na każdym etapie w celu raportowania SLA.
Kluczowe Korzyści dla Działu IT
Wdrożenie docuRob® to nie tylko korzyść dla biznesu. To strategiczna inwestycja, która przynosi wymierne i długofalowe korzyści dla samego działu IT.
Redukcja "Shadow IT" i Odzyskanie Kontroli
Dostarczając biznesowi sankcjonowane, bezpieczne i łatwe w użyciu narzędzie do tworzenia procesów, drastycznie zmniejszasz potrzebę sięgania po niekontrolowane arkusze kalkulacyjne i zewnętrzne aplikacje. Wszystkie kluczowe procesy wracają pod centralny nadzór IT.
Przyspieszenie Dostarczania Rozwiązań (Time-to-Market)
Zamiast poświęcać miesiące na development prostych aplikacji CRUD i workflow od zera, możesz dostarczyć gotowe, niezawodne rozwiązanie w ciągu dni lub tygodni. Pozwala to programistom skupić się na naprawdę złożonych, strategicznych projektach.
Obniżenie Kosztów Utrzymania i Długu Technologicznego
Każdy proces zbudowany w docuRob® opiera się na tej samej, stabilnej i przetestowanej platformie. Nie musisz martwić się o utrzymanie dziesiątek różnych technologii, bibliotek i frameworków. Utrzymujesz jedno środowisko, a nie wiele odrębnych aplikacji.
Centralizacja, Standaryzacja i Reużywalność
docuRob® staje się centralnym repozytorium wiedzy o procesach w firmie. Integracje z kluczowymi systemami konfigurujesz raz, a następnie udostępniasz je jako reużywalne "klocki" dla wielu różnych procesów. To promuje standaryzację i unikanie powielania pracy.
Zwiększenie Bezpieczeństwa i Zgodności (Compliance)
Dzięki wdrożeniu On-Premise, granularnym uprawnieniom i kompletnej ścieżce audytowej, masz pewność, że dane procesowe są przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z regulacjami, co jest niezwykle trudne do osiągnięcia w środowisku "Shadow IT".
Wzmocnienie Pozycji IT jako Partnera Biznesowego
Przechodzisz od roli reaktywnego "gaszenia pożarów" do proaktywnego dostarczania wartości. Stajesz się architektem cyfrowej transformacji, który wyposaża biznes w odpowiednie narzędzia, jednocześnie dbając o stabilność i bezpieczeństwo całego ekosystemu IT.
Podsumowanie i Następne Kroki
docuRob® to nie jest kolejne narzędzie no-code, które tworzy problemy dla IT. To platforma low-code klasy korporacyjnej, zaprojektowana od podstaw z myślą o potrzebach i wyzwaniach współczesnych działów informatycznych.
To strategiczny wybór, który pozwala pogodzić dwa pozornie sprzeczne cele: szybkość i zwinność wymaganą przez biznes z kontrolą, bezpieczeństwem i stabilnością, za które odpowiada IT.
Podsumowując, docuRob® dostarcza Twojemu działowi:
- Pełną Kontrolę dzięki modelowi wdrożenia On-Premise i granularnemu systemowi uprawnień.
- Nieograniczoną Elastyczność Integracyjną poprzez natywną obsługę REST API i Webhooków.
- Gwarancję Bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu, zarządzaniu tajnymi danymi i niezaprzeczalnej ścieżce audytowej.
- Możliwości Programistyczne dzięki kompletnemu API, które pozwala na automatyzację zarządzania i budowę niestandardowych rozwiązań.
- Sposób na walkę z "Shadow IT" i centralizację procesów w jednym, zarządzanym środowisku.
Stańcie się architektami wydajnej i bezpiecznej cyfryzacji w Waszej organizacji.
Następne Kroki
Chcesz zobaczyć, jak docuRob może rozwiązać konkretne problemy w Twojej firmie?
- Zapoznaj się z naszą szczegółową dokumentacją techniczną:
Dokumentacja - Umów się na spersonalizowane demo techniczne:
Nasi specjaliści pokażą Ci na żywo, jak skonfigurować przykładowy proces, zintegrować go z Twoimi systemami i zarządzać bezpieczeństwem platformy. - Poproś o dostęp do środowiska testowego (Proof of Concept):
Przetestuj docuRob® na własnej infrastrukturze i przekonaj się o jego możliwościach w praktyce.
Kontakt
Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach
Nasz zespół ekspertów technicznych jest gotowy, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania dotyczące architektury, bezpieczeństwa i możliwości integracyjnych platformy docuRob®.
Skontaktuj się z nami, aby umówić się na niezobowiązującą rozmowę lub prezentację techniczną.
Adres e-mail:
info@docurob.com
Telefon:
+48 22 643 92 08
Strona internetowa:
www.docurob.com