Wprowadzenie

Wprowadzenie

Elektroniczne formularze tworzone i zarządzanie przy pomocy oprogramowania narzędziowego docuRob®eForms są istotnym elementem rozwiązań aplikacyjnych realizowanych na platformie docuRob®. Formularze służą do tworzenia sformatowanych dokumentów elektronicznych prezentowanych w przeglądarce internetowej przeznaczonych dla użytkowników repozytorium dokumentów oraz dla działających w jego otoczeniu procesów biznesowych. Dzięki składowaniu zawartości formularzy w formacie plików XML możliwa jest wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi.

Ponieważ udostępniono API (ang. application programming interface) dla języka Java formularze docuRob®eForms mogą być również wykorzystywane jako element dowolnych środowisk oprogramowania narzędziowego. Powiązanie z architekturą podstawowych modułów oprogramowania narzędziowego docuRob® przedstawia Rysunek 1

Rysunek 1. Elektroniczny formularz w architekturze platformy docuRob®

Elektroniczne formularze stanowią interface graficzny (GUI) użytkownika w czynnościach manualnych procesów docuRob®WorkFlow i między innymi służą do wprowadzania lub modyfikacji danych wykorzystywanych do sterowania wykonaniem procesu biznesowego. Formularz jest prezentowany w przeglądarce internetowej razem z odpowiednią, definiowaną w ramach modelu procesu biznesowego, konfiguracją przycisków funkcyjnych uruchamiających wymagane funkcje aplikacyjne.

W przypadku wykorzystywania formularza jako interfejsu przekazywania danych pomiędzy systemami informatycznymi, zarówno dla uruchamiania procesu biznesowego jak i w ramach jego czynności automatycznych, jest możliwe dzięki automatycznie generowanej definicji struktury jego pliku XML w języku WSDL (Web Service Description Language).

API języka Java umożliwia przetwarzanie formularzy przez zewnętrzne oprogramowanie systemów informatycznych wspierając takie operacje jak pobieranie pliku formularza w formacie XML, pobieranie i wypełnianie wartości pól formularza, oraz zapis danych formularza do tabel relacyjnej bazy danych. W ramach API opublikowano szereg funkcji zarządzania instancjami formularzy, takich jak między innymi wersjonowanie, oraz pozwalających na wykorzystanie zasobów ontologii formularzy, dostępnych jako słowniki, definicje typów formularzy, czy centralny słownik danych zawierający definicje wszystkich danych wykorzystywanych w formularzach danej jednostki organizacyjnej eksploatującej platformę docuRob®.

Formularze docuRob®eForms są wykorzystywane jako podstawowy element graficznego interface użytkownika aplikacji webowych realizowanych na platformie docuRob® dostępnych na stacjach roboczych, laptopach, oraz urządzeniach mobilnych.

Formularze dostępne w systemach zarządzania wiedzą realizowanych w oparciu o produkty docuRob® WorkFlow i docuRob® Ontology służą przede wszystkim do definiowania i wprowadzanie metadanych obiektów informacyjnych przechowywanych w repozytorium zasobów wiedzy. Odpowiednio zaprojektowany model metadanych klas obiektów informacyjnych pozwala na automatyczne tworzenie i utrzymywania Map Wiedzy stanowiących sieć powiązań pomiędzy obiektami informacyjnymi wykorzystywaną jako nawigacyjny interface wyszukiwania dostępny w module docuRob®Ontology**.**

docuRob®eForms zapewniają bezpieczeństwo danych poprzez wykorzystanie mechanizmów szyfrowania danych oraz możliwości zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Dodatkowo formularze przechowywane jako dokumenty elektroniczne w repozytorium platformy docuRob® są chronione przez rozbudowany podsystem uprawnień dostępu oparty o zasoby ontologiczne i reguły obsługiwane przez docuRob® Ontology**.**

Łatwość tworzenia i publikacji formularzy

Oprogramowanie narzędziowe docuRob®e-Forms umożliwia tworzenie w prosty sposób formularzy elektronicznych o dużej objętości i skomplikowanych strukturach. Kluczowym etapem w procesie budowania formularzy jest stworzenie hierarchicznej klasyfikacji danych (taksonomii), której elementy mogą być powiązane z polami formularza. W oparciu o przygotowaną taksonomię projektanci rozwiązań aplikacyjnych mogą za pomocą edytora formularzy tworzyć elektroniczne arkusze oraz określać powiązania poszczególnych pozycji z elementami taksonomii. Dzięki dostępnym w systemie kreatorom możliwe jest również automatyczne generowanie formularzy o ściśle określonej strukturze.

Dla każdej komórki formularza lub ich grupy można określić zestaw atrybutów wpływających na ich wygląd oraz zastosowanie (np. atrybuty danych finansowych: numeryczne, walutowe, binarne). Atrybuty te można dowolnie modyfikować, a dzięki ich wykorzystaniu system zapewnia prawidłowe wypełnianie formularzy przez wymuszenie wprowadzania tylko poprawnych wartości w odpowiednich polach. Gotowe formularze są automatycznie publikowane na stronie internetowej publikacji formularzy.

Formularze jako interfejs użytkownika

Formularze elektroniczne są udostępniane jako graficzny interfejs użytkownika realizującego zadania w procesie pracy docuRob®WorkFlow. Użytkownik ma możliwość wypełnienia pól, które są wymagane w ramach obsługiwanego przypadku użycia i zostały zdefiniowane przez projektanta w danym typie formularza. Dzięki atrybutom związanym z polami formularza i wskazówkom zawartym w formularzach odnośnie sposobu ich wypełniania, system zapewnia wprowadzanie tylko poprawnych wartości w odpowiednich polach. Oprogramowanie docuRob®eForms pozwala również na aktualizację wartości słownikowych, zapisanie i odczyt formularza do pliku a także jego wydrukowanie. Skrypt stworzony przez twórcę formularza pozwala na automatyczną weryfikację poprawności danych wpisanych do pól formularza oraz na eksport danych do pliku w formacie XML.

Rozbudowane atrybuty definicji pól formularza pozwalają na dużą różnorodność ich projektów graficznych. Przykładem różnorodności stylów grafiki jest galeria wybranych formularzy stosowanych w procesach biznesowych zrealizowanych w aplikacjach docuRob®, którą prezentuje Rysunek 2.

Rysunek 2. Galeria przykładowych GUI opartych na docuRob®eForms

Jeden ze schematów projektowych graficznego interface użytkownika przewiduje dzielenie ekranu monitora na dwie części co umożliwia jednoczesne wyświetlania okna zawierającego opisywany dokument oraz okna formularza zawierającego jego dane. Taki interface jest zazwyczaj wykorzystywany w systemach wymagających manualnego opisywania masowo skanowanych dokumentów. Dzięki wykorzystaniu funkcji rozpoznawania znaków (ang. OCR) można automatycznie przenosić elementy zawartości dokumentu tekstowego do poł formularza.

W dolnej części jednego z widoków można zauważyć przyciski funkcyjne pozwalające na uruchamianie standardowych funkcji oprogramowania docuRob® lub na wywoływanie funkcji oprogramowania zrealizowanego w ramach aplikacji.

Model Danych Formularza

Model danych elektronicznego formularza docuRob®eForms w notacji Diagramu Klas UML przedstawia Rysunek 3. Kolorami wyróżniono elementy formularza stanowiące jego widok w przeglądarce internetowej (GUI) oraz elementy specyfikacji tworzonych lub wykorzystywanych w trakcie definiowania struktury typu formularza.

Instancja elektronicznego formularza powstaje i jest przechowywana jako plik XML, przy czym tworzenie jego definicji w narzędziu projektanta formularzy może być wspomagane schematem XSD otrzymanym z zewnątrz, na przykład jako definicję standardowego dokumentu elektronicznego, lub może powstawać zgodnie z taksonomią tworzoną w oparciu o definicją podzbioru atrybutów wybranych z centralnego Słownika Danych. Zgodnie z przyjętą metodyką wdrażania aplikacji docuRob**®** taki słownik danych powinien być utrzymywany centralnie dla całej organizacji.

Widok formularza stanowi strukturę podzieloną na arkusze prezentowane jako oddzielne strony zawierające pola formularza. Arkusze mogą być dodatkowo podzielone na obszary, które służą do selektywnej prezentacji danych w ramach manualnych czynności procesów.

Pole formularza może być proste, to jest zawierać jedną wartość powiązanego z nim atrybutu taksonomii. Typ wartości stanowi jeden z parametrów definicji atrybutu i obejmuje takie formaty jak napis stanowiący ciąg znaków, czas wyrażony w godzinach i minutach, datę zgodna z przyjętą definicją oraz liczbę całkowitą lub rzeczywistą.

Rysunek 3. Model danych formularza (diagram klas)

Ważną rolę, szczególnie w aplikacjach odgrywają pola słownikowe pozwalające na wybór wartości pola z listy enumeratywnie określającej dziedzinę jego wartości, lub z dynamicznej listy tworzonej jako wynik zapytania do ontologii systemu lub do zewnętrznego źródła danych. Przykładem tego drugiego może być lista użytkowników uzyskiwana z katalogu LDAP lub z ontologii modułu docuRob® Ontology**.**

Do tworzenia dynamicznych list stanowiących słowniki zewnętrzne jest wykorzystywany język TMSL (Topic Maps Scripting Language) jeżeli źródłem wartości jest ontologia, lub takie języki jak SQL lub XPath w przypadku gdy źródłem danych są odpowiednio relacyjna baza danych lub plik XML.

Pola stanowiące elementy logiczne sterujące zazwyczaj wykonaniem procesu biznesowego obejmują takie typy jak opuszczana (ang. drop down) lista wyboru, lub pola jednokrotnego i wielokrotnego wyboru.

Widok formularza może być rozbudowywany poprzez dodawanie pól zawierających obraz materializowany dynamicznie w oparciu o adres URI lub statycznie wykorzystując plik zawierający grafikę umieszczony w strukturze danych formularza. Zawartość formularza może być rozbudowywana również w oparciu o powiązane z nim pliki binarne.

Złożone pole formularza stanowi dowolną powtarzalną kolekcję pól prostych prezentowaną jako tabela lub jako odpowiednio wyróżniona grupa pól.

Wybrane wartości pól formularza są zapisywane w tabelach relacyjnej bazy danych zgodnie typami powiązanych z nimi atrybutów i przyjętymi w produkcie docuRob®eForms regułami odwzorowań

Zapis pliku formularza w formacie XML może być dokonany albo w trybie związanej z nim definicji schematu XSD albo zgodnie z regułami zapisu przyjętymi w produkcie docuRob®eForms**.** Graficzna forma prezentacji formularza w przeglądarce internetowej jest sterowana powiązanym z nim plikiem CSS generowanym w oparciu o wybrane opcje graficzne przez narzędzie projektanta formularzy docuRob®eForms.